Gestionar els contactes de gmail

Aquesta entrada està destinada especialment als meus alumnes del curs de "Gestió d'arxius", ja que treballarem amb el correu gmail i és molt recomanable que realitzeu un grup per poder treballar tots a classe.

Per tal de fer servir de manera eficient el nostre correu electrònic i aprofitar al màxim les eines que aquest ens ofereix hem d'acostumar-nos a gestionar els nostres contactes de correu i no desentendre'ns, com fem a la majoria de casos, confiant que amb la memorització automàtica de les adreces n'hi ha prou.

Com ja sabeu, quan enviem un correu des del nostre compte de gmail, només hem d'escriure l'adreça completa del destinatari la primer a vegada.

Si tornem a escriure un missatge nou a la mateixa persona, només cal que comencem a escriure el seu nom o el de la seva adreça per que el programa ens llisti les adreces coincidents amb els caràcters inserits. D'aquesta manera amb un simple clic o prement la tecla Enter, l'adreça triada s'insereix automàticament, estalviant-nos temps.

Però com us dic sempre, tot esta desat en alguna banda. On desa gmail aquestes adreces? Doncs a contactes.

I on es troba aquest apartat? Fixeu-vos a dalt de tot, per sobre del boto redacta. La paraula Google te al costat una petita fletxa que ens indica que hi ha un desplegable. Si hi fem clic a sobre, el menú resultant ens ofereix tres opcions i una d' elles es "contactes".

El menú desplegable de Gmail ens porta a aquelles pestanyes que ens fan la funció tan d'agenda, com d'agenda de contactes.

La triem i de sobte el navegador ens obre una nova pestanya. Ara podem veure un llistat amb totes les adreces de correu que el correu ha anat memoritzant per nosaltres.

Si volem afegir un contacte de correu nou, es en aquest apartat on ho hem de fer, ja que ens permetrà desar no només el nom i el correu del contacte, sinó que, a mes ens permet emmagatzemar d'altres dades d'utilitat com el numero de telèfon, l'empresa a la qual pertany, etc. Es a dir, la pestanya de contactes compleix perfectament les funcions d'una agenda de contactes.

Per provar, podeu afegir-me com a contacte.

Aquesta icona situada a baix a la dreta és la que ens permet afegir un contacte nou.

Important!

Com podeu veure tindreu contactes de correu que apareixen amb nom i cognoms sense que vosaltres hàgiu fet res. Normalment gmail registra automàticament aquestes dades quan fa la memorització automàtica. Això si, només ho fa amb aquells contactes de correu que també son gmail. Per tant aquells contactes amb altre tipus d'adreces com poden ser yahoo o outlook apareixeran amb els camps de nom i cognoms en blanc.

Un altre detall en el que ens hem de fixar es que també queden memoritzades les adreces de correu equivocades. d'aquelles vegades que hem volgut enviar un missatge a algú i no hem escrit correctament la seva adreça. Una pista per saber que son adreces equivocades es que, malgrat siguin contactes de gmail, no hi figura el nom de la persona. En conclusió, si es gmail i no te nom, podem esborrar el contacte amb seguretat, ja que de ben segur, no correspon al de cap persona.

Moltes vegades ens veiem en la necessitat d'enviar el mateix correu a molts contactes a la vegada. El correu de gmail ens proporciona una solució per no haver d'estar inserint el contactes d'un en un. Es tracta dels grups de correu. Des de la pestanya de contactes només cal seleccionar tots aquells contactes que volem incloure dins del mateix grup. Per exemple, podem triar tots els correus dels nostres familiars per fer un grup que anomenarem "Família" o en el meu cas, un grup amb tots els alumnes, "Alumnes". Vosaltres podeu fer la prova seleccionant tots els correus dels vostres companys de classe i el meu. El podeu anomenar 'curs nom_entitat 2015-16".

Icona per a la gestió dels grups de correu.

Un cop seleccionats els contactes, veureu que al menú superior hi apareix un seguit d'opcions que abans no hi eren, entre les quals hi ha la de crear un grup. Un cop triada aquesta, s'obrirà un espai per que inserim el nom del nostre grup.

Quan fem clic a la icona de grups, ens apareix el llistat de grups que ja tenim prèviament creats i la opció de crear un nou grup, per afegir el nostre contacte o contactes.

Tornem a la pestanya del correu i comencem a redactar un correu nou. Ara quan ens situem a l'espai dels destinataris, en comptes de començar a escriure cadascuna de les adreces, comencem a escriure el nom del grup. Quan el programa ens llista el grup i el marquem, automàticament s'insereixen totes les adreces del grup.

Quan creem un nou grup, només cal escriure el seu no en aquest diàleg.

Ara anem un pas mes endavant, aquest cop, creem un grup de correu mes restringit. Per exemple, si heu fet el grup de la classe, creeu-ne un altre on no hi sigui jo. Es a dir, un grup de companys de classe. Entreu a la zona de contactes com ho heu fet abans i seleccioneu els contactes dels companys. Creeu un grup anomenat 'Companys de Classe'.

Proveu que el grup funciona quan escriviu un correu.

Ara sabeu que qualsevol contacte pot formar part de mes d'un grup, ja que els vostres companys estan a dos grups diferents.

L'últim que ens queda per fer es practicar intercanviant missatges fent servir el grup. Recordeu que per contestar a un correu que ha estat enviat a mes d'una persona hem de triar la opció 'contestar a tots' si volem que tots els implicats a la conversa rebin la nostra resposta. Si no ho indiquem així, l'únic que la rebrà serà l'autor del missatge original. 

Espero que us hagi estat d'utilitat!

Fins aviat!