grups de correu

Bon dia, ona tarda o bona nit!

Aquest cop vull aprofitar per recordar-vos una part sovint oblidada però molt important per facilitar-nos l'ús del correu electrònic. Crearé pas a pas un grup de correu amb Gmail i després faré la mateixa operació amb Outlook (hotmail) perquè en veieu les diferències. Comencem per definir què és un grup de correu.

Un grup de correu és un llistat d'adreces de correu que per a nosaltres mantenen un nexe comú. Per exemple podem agrupa tots els contactes de correu de familiars. Després fer un altre grup amb tots els contactes dels companys de feina...

Gmail

Comencen visitant el nostre compte de Gmail. Una vegada estem a dins del nostre correu fixem-nos en la paraula Gmail que hi ha situada just a sobre del botó redactar.

A dalt a l'esquerra tenim un menú amb el nom de Gmail.

Una de les seves opcions ens portarà a la pàgina on queden emmagatzemats tots els nostres contactes.

A la dreta d'aquesta paraula hi ha una petita fletxa que ens indica que hi ha un menú desplegable en aquest punt. En fer-hi clic apareixerà un llistat amb tres opcions. Una d'aquestes és "Contactes". Triem la opció i arribarem a una pàgina pensada únicament i exclusivament per gestionar els nostres contactes de correu.

En aquesta pàgina hi haurà tots els nostres contactes. Això inclou totes les adreces de correu que Gmail hagi memoritzat automàticament per a nosaltres.

Important!

Si és la primera vegada o fa fa molt de temps que no hi entrem és molt probable que ens apareguin missatges explicatius sobre la secció de contactes. Hem d'atendre primer a aquests missatges per poder continuar amb els contactes.

Les targetes de contacte combinen la informació que tens d'una persona amb la informació de contacte que aquesta persona ha compartit.

Els contactes duplicats queden ocults. És molt fàcil revisar i combinar els contactes duplicats en una sola llista ben organitzada.

Independentment de com utilitzis Google, ara tots els teus contactes s'han col·locat en un sol lloc.

Finalment només cal fer clic a "Entesos" o a la creu si volem començar clicant algun contacte.

El correu de Gmail es troba en constant evolució i és molt habitual que ens trobem amb petits canvis de tant en tant o fins i tot canvis molt rellevants. L'aspecte actual de la plana de contactes no és del tot del meu gust. Per sort, encara hi ha la opció de visualitzar aquesta pàgina amb el  seu aspecte antic.

Per canviar l'aspecte ens fixarem en el llistat de l'esquerra de la pantalla. L'última opció és la que ens ho permet.

Només cal fer clic a sobre d'aquesta opció i tornarem a la versió antiga dels contactes de Gmail.

Un cop a la versió antiga procedim a crear el primer grup de correu. Com succeeix sovint amb les eines informàtiques podem crear el grup i després afegir-hi el contactes que en seran membres o podem fer-ho a l'inrevés, cercant primer els contactes i després crear un grup per a ells. De totes maneres sempre estarem a temps de d'afegir-ne o de treure'n.

Per tal que ho veiem de la forma més ampla possible crearé un grup a partir de la selecció del primer contacte i després  cercaré i afegiré la resta de components d'aquest grup.

Si no voleu treballar amb la versió antiga, només heu de saber que els anomenats grups han passat a dir-se "Etiquetes". La idea és la mateixa i el seu ús també.

Si feu servir la versió moderna, dels grups se'n diu "etiquetes".

És molt habitual que no ens apareguin tots els nostres contactes en una sola llista. Normalment no ens molestem en editors ni introduir les dades dels contactes amb els quals ens comuniquem. Ni tan sols ho fem amb els contactes més habituals. Això és perquè deixem la configuració de Gmail per defecte. D'aquesta manera, els contactes són conservats a la memòria per defecte en un llistat sense cap mena de criteri anomenat "altres contactes".

Si cerquem a d' "Altres contactes", apareixeran tots aquells que I ha memoritzat de manera automàtica.

De totes maneres, si no trobem un dels contactes sempre podem cercar-lo a través de la barra de cerques corresponent.

La barra de cerques ens permet cercar qualsevol contacte si la nostra llista és massa llarga.

Tant si seleccionem el contacte en un llistat com si l'obrim per veure la seva informació, a la part superior apareixeran noves opcions que abans no hi eren. D'entre aquestes hi ha la de grups.

Icona de grups.

Aquesta opció ens permetran tant crear un nou grup per afegir-hi el contacte o contactes com afegir-lo/s a un i més d'un grup ja existent.

De la icona de grups han de sortir tots els grups que ja tenim creats i una opció per crear-ne un de nou. Amb un vist quedaran marcats tots els grups als quals pertany el contacte o contactes que hem seleccionat.

En triar la opció per crear un grup apareixerà un quadre de text on podrem escriure el nom d'aquest i en acceptar, el grup ja estarà creat.

Tots els grups que creem s'afegeixen automàticament al menú de l'esquerra. 

En aquest cas, s'ha creat un grup o etiqueta anomenat "Família". Com podeu veure només té un contacte afegit.

Important!

Penseu que un mateix contacte pot estar a diferents grups. Els grups només són llistats de contactes que comparteixen un nexe en comú que hem decidit nosaltres mateixos. Per exemple, si jo tinc dos grups d'alumnes, els de TIC i els de Presentacions, però hi ha un alumne que fa totes dues classes, aquest haurà d'estar a tots dos grups de correu. 

El contacte seleccionat en aquest exemple pertany a tres grups diferents: Els meus contactes, Presentacions i Revista Alumnes Collblanc.

Continuem afegint la resta de contactes al grup i un cop el tenim complet ja podem tornar al correu per veure com funciona.

Tornem a desplegar el menú de contactes i aquest cop triem la opció Gmail..

Si fem servir la nova versió els contactes s'hauran obert en una pestanya nova. Llavors només caldrà tancar aquesta i continuar treballant amb el nostre correu.

Fem clic a redactar i a la finestra del nou missatge comencem a escriure el nom del grup.  Aquests ens apareixerà llistat com si fos un contacte més. Quan el triem, automàticament es carregaran tots els contactes pertanyents al grup de correu.

D'aquesta manera, aconseguim que el nostre missatge s'enviï a múltiples contactes sense haver d'estar afegint-los d'un en un.

Només cal començar a escriure el nom del grup i apareixerà com si fos un contacte més. 

Un cop seleccionat automàticament carregarà totes les adreces dels contactes de la llista del grup.

Outlook (Hotmail)

Veiem ara com podem fer el mateix amb el correu Outlook. En aquest correu web, el tema funciona de manera semblant però amb una diferència força rellevant. En primer lloc, hem d'entrar també on hi ha els contactes. Fem clic al menú de l'esquerra i triem el quadre anomenat "Persones".

Cada cop Microsoft ofereix més serveis als seus usuaris. A través de "Persones" podem accedir a la gestió de tots els nostres contactes associats al nostre compte de Microsoft.

Un cop estem en aquest espai despleguem les opcions del botó "Nou". Aquestes són dues: crear un contacte nou o crear una "llista de contactes".

Recordeu que els grups o etiquetes de Gmail són simplement llistes de correu.

S'obrirà una finestra on hem d'escriure el nom de la llista de correu i anar afegint els contactes que volem que en formin part.

El problema i la principal diferència amb Gmail és que si estem al correu i volem escriure un correu al llistat que hem creat no ens apareixerà a la llista en començar a omplir el quadre de destinataris.

Un cop hem decidit quin nom tindrà el llistat podem anar cercant els contactes que hi afegirem. També tenim un espai per afegir notes sobre la llista.

No hem d'oblidar-nos de fer clic a "Desa" un cop completada la llista.

Sempre haurem d'entrar a l'espai dels contactes i cercar el llistat per poder accedir a la opció d'enviar un correu a tot el llistat de contactes.

Només cal fer clic a sobre de "Envia un correu electrònic" per enviar un missatge a tota la llista de contactes.

Tampoc podrem afegir contactes tot seleccionant-los. Hem de fer totes aquestes gestions cercant el llistat i editant-lo.

Si fem clic a la opció "Edita", tornarem a l'espai on podem afegir més contactes a la llista, així com també afegir-hi notes o canviar el nom d'aquesta.

Això fa que sigui més pràctic treballar i gestionar les llistes de correu amb Gmail (pel meu gust). Però tot és qüestió d'acostumar-se. 

Ara que ja sabeu crear i utilitzar llistes o grups espero que sigueu capaços d'endreçar els vostres contactes. El correu web compta amb moltes eines que el converteixen en una agenda molt completa que podem aprofitar per fer-nos la vida més còmoda.

Malgrat tot, lamentablement, els grups de correu no funcionen a través de les aplicacions de correu de Gmail ni de l'Outlook. Així que si sou dels que fan servir més el correu a través d'aquests tipus de dispositius no podreu gaudir d'aquest avantatge (almenys de moment).

Fins aquí la lliçó d'avui. Espero que us hagi resultat d'utilitat.

Ens veiem a classe!

Gestionar els contactes de gmail

Aquesta entrada està destinada especialment als meus alumnes del curs de "Gestió d'arxius", ja que treballarem amb el correu gmail i és molt recomanable que realitzeu un grup per poder treballar tots a classe.

Per tal de fer servir de manera eficient el nostre correu electrònic i aprofitar al màxim les eines que aquest ens ofereix hem d'acostumar-nos a gestionar els nostres contactes de correu i no desentendre'ns, com fem a la majoria de casos, confiant que amb la memorització automàtica de les adreces n'hi ha prou.

Com ja sabeu, quan enviem un correu des del nostre compte de gmail, només hem d'escriure l'adreça completa del destinatari la primer a vegada.

Si tornem a escriure un missatge nou a la mateixa persona, només cal que comencem a escriure el seu nom o el de la seva adreça per que el programa ens llisti les adreces coincidents amb els caràcters inserits. D'aquesta manera amb un simple clic o prement la tecla Enter, l'adreça triada s'insereix automàticament, estalviant-nos temps.

Però com us dic sempre, tot esta desat en alguna banda. On desa gmail aquestes adreces? Doncs a contactes.

I on es troba aquest apartat? Fixeu-vos a dalt de tot, per sobre del boto redacta. La paraula Google te al costat una petita fletxa que ens indica que hi ha un desplegable. Si hi fem clic a sobre, el menú resultant ens ofereix tres opcions i una d' elles es "contactes".

El menú desplegable de Gmail ens porta a aquelles pestanyes que ens fan la funció tan d'agenda, com d'agenda de contactes.

La triem i de sobte el navegador ens obre una nova pestanya. Ara podem veure un llistat amb totes les adreces de correu que el correu ha anat memoritzant per nosaltres.

Si volem afegir un contacte de correu nou, es en aquest apartat on ho hem de fer, ja que ens permetrà desar no només el nom i el correu del contacte, sinó que, a mes ens permet emmagatzemar d'altres dades d'utilitat com el numero de telèfon, l'empresa a la qual pertany, etc. Es a dir, la pestanya de contactes compleix perfectament les funcions d'una agenda de contactes.

Per provar, podeu afegir-me com a contacte.

Aquesta icona situada a baix a la dreta és la que ens permet afegir un contacte nou.

Important!

Com podeu veure tindreu contactes de correu que apareixen amb nom i cognoms sense que vosaltres hàgiu fet res. Normalment gmail registra automàticament aquestes dades quan fa la memorització automàtica. Això si, només ho fa amb aquells contactes de correu que també son gmail. Per tant aquells contactes amb altre tipus d'adreces com poden ser yahoo o outlook apareixeran amb els camps de nom i cognoms en blanc.

Un altre detall en el que ens hem de fixar es que també queden memoritzades les adreces de correu equivocades. d'aquelles vegades que hem volgut enviar un missatge a algú i no hem escrit correctament la seva adreça. Una pista per saber que son adreces equivocades es que, malgrat siguin contactes de gmail, no hi figura el nom de la persona. En conclusió, si es gmail i no te nom, podem esborrar el contacte amb seguretat, ja que de ben segur, no correspon al de cap persona.

Moltes vegades ens veiem en la necessitat d'enviar el mateix correu a molts contactes a la vegada. El correu de gmail ens proporciona una solució per no haver d'estar inserint el contactes d'un en un. Es tracta dels grups de correu. Des de la pestanya de contactes només cal seleccionar tots aquells contactes que volem incloure dins del mateix grup. Per exemple, podem triar tots els correus dels nostres familiars per fer un grup que anomenarem "Família" o en el meu cas, un grup amb tots els alumnes, "Alumnes". Vosaltres podeu fer la prova seleccionant tots els correus dels vostres companys de classe i el meu. El podeu anomenar 'curs nom_entitat 2015-16".

Icona per a la gestió dels grups de correu.

Un cop seleccionats els contactes, veureu que al menú superior hi apareix un seguit d'opcions que abans no hi eren, entre les quals hi ha la de crear un grup. Un cop triada aquesta, s'obrirà un espai per que inserim el nom del nostre grup.

Quan fem clic a la icona de grups, ens apareix el llistat de grups que ja tenim prèviament creats i la opció de crear un nou grup, per afegir el nostre contacte o contactes.

Tornem a la pestanya del correu i comencem a redactar un correu nou. Ara quan ens situem a l'espai dels destinataris, en comptes de començar a escriure cadascuna de les adreces, comencem a escriure el nom del grup. Quan el programa ens llista el grup i el marquem, automàticament s'insereixen totes les adreces del grup.

Quan creem un nou grup, només cal escriure el seu no en aquest diàleg.

Ara anem un pas mes endavant, aquest cop, creem un grup de correu mes restringit. Per exemple, si heu fet el grup de la classe, creeu-ne un altre on no hi sigui jo. Es a dir, un grup de companys de classe. Entreu a la zona de contactes com ho heu fet abans i seleccioneu els contactes dels companys. Creeu un grup anomenat 'Companys de Classe'.

Proveu que el grup funciona quan escriviu un correu.

Ara sabeu que qualsevol contacte pot formar part de mes d'un grup, ja que els vostres companys estan a dos grups diferents.

L'últim que ens queda per fer es practicar intercanviant missatges fent servir el grup. Recordeu que per contestar a un correu que ha estat enviat a mes d'una persona hem de triar la opció 'contestar a tots' si volem que tots els implicats a la conversa rebin la nostra resposta. Si no ho indiquem així, l'únic que la rebrà serà l'autor del missatge original. 

Espero que us hagi estat d'utilitat!

Fins aviat!