Avanç de començar a treballar amb el full de càlcul hem de tenir present quin programa de càlcul estem fent servir. Actualment tenim la sort de comptar amb varietat de programes, molts dels quals són gratuïts. Per aquest article utilitzaré "Calc" de LibreOffice 4 i "Excel 2003" de Microsoft Office.
Elements del full de càlcul:
Primer de tot hem de veure els elements que se'ns presenten en pantalla quan obrim el programa:
 |
| Diferents barres del programa Calc de LibreOffice. |
- La barra de títol. Ens informa del nom del document (sense títol si encara no l'hem guardat) així com el nom del programa que estem utilitzant.
- Barra de menú. Clàssica barra on podem trobar separades per categories totes les aplicacions que podem utilitzar amb el programa.
- Barra d'eines. Apareixen un seguit d'icones i desplegables per executar directament les aplicacions que necessitem en un moment donat. Més endavant veurem com personalitzar aquesta barra. (Si utilitzem l'Office de Microsoft, és a dir, que el nostre programa de càlcul és Excel, podem veure diferències. Si es tracta d'una versió de 2007 en endavant, la barra d'eines ha estat substituïda per la cinta d'opcions.)
Avall a l'esquerra hi trobem les pestanyes dels fulls de càlcul. Per defecte n'acostumen a sortir tres, però es pot modificar. La suma de tots els fulls és el llibre de càlcul. Això vol dir que en obrir el programa de càlcul estem obrint un llibre sencer. Podrem obrir tants full com necessitem i més endavant veurem com predeterminar un cert nombre de fulls al obrir.
 |
| Pestanyes al llibre de Calc. |
 |
| cel·la B4 |
El full està compost per milers de cel·les, disposades per files i columnes. A cada fila li correspon un número i a cada columna una lletra. Així la primera cel·la que tindrem s'anomenarà A1. Un grup de cel·les adjacents (mínim dues) és un rang.
 |
| Rang que inclou files i columnes. |
El rang pot ser de cel·les disposades en fila, en columna o en combinació. El nom del rang vindrà donat pel nom de la primera cel·la (la de més amunt i més a l'esquerra) i el de l'última cel·la (la de més a sota a la dreta) separats per dos punts (:), tal i com es mostra a la imatge anterior.
Quan comencem a treballar amb el full de càlcul hem de fixar-nos en quina cel·la està activada. Aquella que tenim remarcada en negre. També ens vindrà senyalada al caixetí superior esquerre a l'esquerra de la barra de fórmules (imatge superior).
Si comencem a escriure directament, el text o nombres ens apareixeran en aquella cel·la que estigui activada.
Per moure'ns d'una cel·la a una altra fem clic a sobre amb el ratolí o fem servir les fletxes de direcció del teclat.
Si hem començat a escriure i ens hem equivocat o estem sobreescrivint sobre una altra cosa que no hauriem d'haver esborrat, sempre podem cancel·lar l'acció prement el botó "Escape".
Si acabem d'escriure en una cel·la i estem conformes amb el text o nombre ho confirmem prement la tecla "Intro" o simplement desplaçant-nos a una altra cel·la amb les tecles de direcció.
Si volem sobreescriure una cel·la només l'hem de tornar activar amb un clic o desplaçant-nos a ella i escriure directament el nou text o nombre. Tot allò que hi hagués escrit abans desapareixerà.
Moltes vegades el que volem no és substituir el text o nombre sencer sinó corregir només una errada o afegir alguna cosa. Per això farem servir la barra de fórmula.
En aquesta barra podem escriure i editar allò que hi ha escrit a la cel·la activa. Sovint és més còmode escriure directament en aquesta barra ja que podem corregir el text movent-nos dins del caixetí amb el ratolí o les tecles de direcció del teclat. A més quan comencem a emprar fórmules descobrirem que és molt millor solucionar els problemes directament aquí.
Per seleccionar una cel·la o un rang de cel·les hem de fer clic amb el ratolí a la primera cel·la que desitgem seleccionar i sense deixar anar el botó del ratolí arrosseguem fins a on volem seleccionar.
Un element que ens falta comentar, però que és de vital rellevància per treballar amb els programes de càlcul, és el petit quadrat negre que apareix a la part inferior dreta de la cel·la activa.
Aquest és el resultat que hem obtingut (imatge de l'esquerra).
Per això, per evitar que ens ompli una sèrie quan no volem hem d'anar al menú Editar i seleccionar la opció omplir i dins d'aquesta la opció sèries (imatge de la dreta).
Quan comencem a treballar amb el full de càlcul hem de fixar-nos en quina cel·la està activada. Aquella que tenim remarcada en negre. També ens vindrà senyalada al caixetí superior esquerre a l'esquerra de la barra de fórmules (imatge superior).
Si comencem a escriure directament, el text o nombres ens apareixeran en aquella cel·la que estigui activada.
Per moure'ns d'una cel·la a una altra fem clic a sobre amb el ratolí o fem servir les fletxes de direcció del teclat.
 |
| La tecla "Escape" està sempre situada a dalt a l'esquerra del teclat. Sovint la tecla es troba aïllada de la resta per distingir-la. |
Si hem començat a escriure i ens hem equivocat o estem sobreescrivint sobre una altra cosa que no hauriem d'haver esborrat, sempre podem cancel·lar l'acció prement el botó "Escape".
Si acabem d'escriure en una cel·la i estem conformes amb el text o nombre ho confirmem prement la tecla "Intro" o simplement desplaçant-nos a una altra cel·la amb les tecles de direcció.
Si volem sobreescriure una cel·la només l'hem de tornar activar amb un clic o desplaçant-nos a ella i escriure directament el nou text o nombre. Tot allò que hi hagués escrit abans desapareixerà.
Moltes vegades el que volem no és substituir el text o nombre sencer sinó corregir només una errada o afegir alguna cosa. Per això farem servir la barra de fórmula.
Per seleccionar una cel·la o un rang de cel·les hem de fer clic amb el ratolí a la primera cel·la que desitgem seleccionar i sense deixar anar el botó del ratolí arrosseguem fins a on volem seleccionar.
 |
| Rang seleccionat a Calc. |
 |
| Rang seleccionat a Excel. |
Les cel·les seleccionades quedaran marcades de color blau (normalment). Si utilitzem Excel de Microsoft no ens hem d'estranyar que la primera de totes es mantingui de color blanc.
Per seleccionar, el cursor apareix amb l'habitual forma de fletxa blanca a Calc o amb forma de creu blanca a Excel.
Com hem mencionat abans, a les cel·les podem introduir tant text com nombres. El programa detecta si es tracta d'un nombre i l'alinea per defecte a la dreta de la cel·la.
Si es tracta de text, l'alinearà a l'esquerra. Així, ens ajuda a detectar si existeix alguna errada. Per exemple si veiem que un número es troba situat a l'esquerra vol dir que l'ha detectat com a text i haurem de fer alguna rectificació (segurament hem afegit alguna coma o punt per separar decimals i no tenim el format de número correcte).
Un element que ens falta comentar, però que és de vital rellevància per treballar amb els programes de càlcul, és el petit quadrat negre que apareix a la part inferior dreta de la cel·la activa.
Quan ens posem a sobre d'aquest el cursor del ratolí es transforma en una creu negre. Si fem clic i arrosseguem cap algun costat estem traslladant característiques de la cel·la seleccionada a la resta de cel·les sobre les que passem.
En aquest punt veurem la diferència entre Excel i Calc a l'hora de realitzar aquesta tasca.
A Calc:
- Activem una cel·la i escrivim el número 1.
- Acceptem el número prement la tecla Intro o qualsevol tecla de direcció.
- Col·loquem el ratolí a sobre del quadrat negre, fem un clic i, sense deixar anar el botó del ratolí, arrosseguem cap avall passant pel damunt de 9 cel·les.
Aquest és el resultat que hem obtingut (imatge de l'esquerra).
Com podem observar, el programa automàticament ens ha generat una sèrie de l'1 al 10. Però pot ser que nosaltres no volem fer això sinó que preteníem copiar el mateix número en les cel·les de sota.
Per això, per evitar que ens ompli una sèrie quan no volem hem d'anar al menú Editar i seleccionar la opció omplir i dins d'aquesta la opció sèries (imatge de la dreta).
Ens ha d'aparèixer el quadre de diàleg següent:
En aquest espai que ens indica l'increment, podem escollir el 0 per tal que el mateix valor es repeteixi a tota la columna.
Si viu fer una sèrie amb un altre increment, com per exemple el 2 o el 100, el resultat seria el següent:
 |
| Sèries amb increments de 100, de 2 i de 0 respectivament. |
 |
| La icona d'omplir automàticament té un desplegable que apareix quan hi passem el cursor per sobre. |
A Excel quan arrosseguem ens apareix una icona que ens facilita més la tasca (imatge de l'esquerra).
Si fem un clic al desplegable de la icona apareixen diferents opcions. Entre aquestes, emplenar sèrie. Les altres opcions serveixen per emplenar només el format o només el valor o sèrie sense el format.
Ho veurem més endavant quan tractem la presentació dels nostres treballs.
Si triem emplenar la sèrie, per defecte ho farà amb un increment de 1. Si volem un increment diferent haurem d'anar al menú Editar i triar l'opció omplir.
Apareixerà un quadre de diàleg on també podrem fer variar l'increment.
Recordem que les sèries es poden emplenar tant per columna com per files.
Començar a treballar amb el full de càlcul:
Podrem realitzar tota mena de càlculs, ja que aquesta és la funció principal d'aquests tipus de programes. El full de càlcul és la nostra calculadora i els elements i característiques que hem vist fins ara ens serviran per fer-la servir de forma adequada.
Per realitzar qualsevol tipus de càlcul haurem d'introduir el símbol igual a la cel·la.
 |
| Escrivim l'igual i tot seguit l'operació que volem realitzar. |
 |
| Un cop escrit el càlcul acceptem prement Intro o qualsevol tecla de direcció. |
Després de l'igual escrivim el càlcul i acceptem (si ens penedim pitgem el botó Escape). La cel·la ens mostrarà el resultat del càlcul. Però si activem de nou la cel·la comprovarem com a la barra de fórmula ens apareix escrit el càlcul o fórmula i no pas el resultat del mateix.
Una característica dels programes de càlcul és que podem introduir en una cel·la càlculs amb referències a altres cel·les. És a dir, que no és necessari escriure totes les quantitats cada cop.
Per exemple, tenim dos nombres en una taula i els volem sumar.
Escrivim l'igual a la cel·la on volem el resultat i escrivim el nom de la cel·la que conté el primer nombre que volem sumar (per exemple A1). Inserim el signe + i el nom de la segona cel·la (B3). Quan acceptem el que hem escrit ens donarà el resultat de la suma.
Tampoc cal que escrivim el nom de les cel·les manualment. Podem introduir-lo fent clic a la cel·la directament.
- Activem la cel·la on volem realitzar el càlcul.
- Introduïm el signe igual (=).
- Fem clic amb el cursor del ratolí a la cel·la on hi ha el primer valor. Immediatament ens apareix el nom d'aquesta cel·la a la cel·la activa (per exemple A1).
- Introduïm el signe + si volem sumar, el signe - si volem restar, el signe / si volem dividir o el signe * si volem multiplicar.
- Fem novament clic amb el cursor del ratolí a la cel·la que conté el segon valor que volem utilitzar en el nostre càlcul.
- Acceptem el que hem escrit amb la tecla Intro.
Ara arriba el moment de comprovar com el full de càlcul ens ajuda a fer les tasques d'una forma més ràpida i còmode, estalviant-nos temps.
Veiem la següent taula:
La cel·la que tenim activa és la D2. I és a on volem realitzar el càlcul següent:
- 15 €, que val cada samarreta, multiplicat pel nombre de samarretes, 4.
Introduïm el signe igual i desplaçant-nos amb el cursor del ratolí fem un sol clic a sobre la cel·la B2 (on és el preu de la samarreta). Observem com a la nostra cel·la activa i a la barra de fórmules apareix el nom B2 i no pas la xifra 15.
Introduïm a continuació el signe * per multiplicar i fem un sol clic a sobre la cel·la C2 i obtindrem el mateix resultat d'avanç.
Ara només caldrà confirmar el que hem fet clicant a la tecla Intro del nostre teclat. La cel·la ens mostrarà el resultat de la multiplicació. Si tornem a activar la cel·la D2, podrem veure com a la barra de fórmules ens apareix el càlcul que hem introduït i no pas el resultat.R
Important: Recordem que si ens equivoquem i volem cancel·lar allò que estem introduint a la cel·la, només hem de pitjar el botó Esc del nostre teclat. Així la cel·la es quedarà tal i com estava avanç que nosaltres hi escrivim.
L'avantatge de realitzar els càlculs d'aquesta manera és que podem canviar qualsevol quantitat de les cel·les i el resultat canviarà automàticament allà on hem fet els càlculs.
Per exemple, si a la nostra taula ens hem equivocat i les samarretes costen 20 €, només hem d'activar la cel·la B2 i escriure la xifra 20.
Veiem com en quant acceptem el canvi, immediatament allà on hem realitzat el càlcul el resultat també canvia d'acord amb els nous valors.
Ara veurem l'altra avantatge de treballar amb el full de càlcul, que ens permet aplicar els nostres càlculs a grans quantitats de dades de forma immediata.
- Activem de nou la cel·la D2 de la nostra taula.
- Fem un clic al quadre negre de la cel·la activa i sense deixar anar l'arrosseguem cap avall.
Recordem que quan passem per sobre del quadrat negre,
el cursor del ratolí, adoptarà la forma d'una creu de color negre.
Quan deixem anar el botó del ratolí, el full de càlcul ens ha realitzat tots els càlculs que necessitem. És a dir, a multiplicat els nombre de la columna B pels nombres de la columna C. Si activem qualsevol de les cel·les de la columna D on hi ha càlculs veurem com a la barra de fórmules ens apareixen les referències a cel·les tal i com les vàrem introduir al principi. La diferència és que la vinculació s'ha traslladat. A la cel·la de sota de on nosaltres varem escriure B2*C2., posarà B3*C3, etc.Comprendre aquest funcionament és fonamental per treure-li partit als programes de càlcul.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada