Avui explicarem com realitzar llistes amb el full de càlcul. Quan parlem de llistes hem de pensar que ens serveixen per poder accedir còmodament a determinada informació destriant aquella altra que no ens interessa. Per tant tothom té al cap les llistes desplegables.
Una llista desplegable és aquella que presenta una fletxa que en fer-li clic ens mostra una varietat d'opcions. Aquí en tenim un exemple:
Ara treballarem amb el programa Calc de Libre Office. Calc no ens ofereix la opció Llista. Per tant hem de fer servir directament filtres.
Important!
Els títols de la nostra taula els situem al cap de la columna. És a dir, la capçalera la situarem a la columna no a les files. Tant a llistes com a filtres el full de càlcul necessita els títols en aquesta posició.
Com ja sabem (i si no ho sabem fem clic aquí) quan inserim un text a una cel·la després podem repetir el mateix text a d'altres cel·les estirant del quadrat negre que apareix a sota a la dreta de la cel·la activa.
Recordem, fem clic i sense deixar anar el ratolí en la direcció que volem que copiï.
Les factures que farem servir seran les següents: aigua, llum, gas i telèfon. Un cop inserides les 4 paraules en columna, seleccionem les 4 cel·les que les contenen (és a dir el rang). Estirem del quadre negre fins a completar la nostra taula. Els 4 valors de les cel·les es repetiran de forma consecutiva en la direcció en la qual estirem (en aquest cas en columna).
A la columna any, que és la primera, podem començar amb l'any 2006 per exemple. Si activem la cel·la i estirem del quadre negre com hem fet abans Calc ens farà també una sèrie. Per tant a la segona cel·la ens inserirà 2007, a la tercera 2008, etc.
En aquest moment no ens interessa, ja que tenim (4 factures per 12 mesos) 48 cel·les consecutives en columna que serveixen per a cada any. Per anular la sèrie tenim dues opcions:
Alerta!
En el procés d'omplir la taula podem caure a la temptació de no voler repetir 4 vegades el més o tota l'estona l'any per a cada fila. Llavors hem de tenir en compte que si deixem cel·les buides a l'hora d'aplicar un filtre i voler que ens mostri les dades d'un mes i un any en concret, no ens apareixeran totes les dades que volem. És a dir que el filtre ens mostrarà només les files que continguin la dada de l'any i/o del més escollit. Per tant totes les files han de contenir tota la informació.
El mateix succeeix si combinem cel·les. Recordem que al combinar dues o més cel·les la primera "absorbeix" a les altres. Per exemple si combinem les cel·les A1 i B1, la cel·la B1 desapareix com a tal i ara tota la cel·la s'anomena A1.
Per tant, si en comptes de deixar les cel·les de l'any buides, pensem que combinant-les solucionem el problema, ens estem equivocant. Ja que en realitat estem ometent un seguit de files en comptes de fer que continguin el mateix valor, que és el que volem.
Així doncs, hem d'inserir les dades a cada fila i ens ajudarem de la forma final d'emplenar, estirant per no haver d'inserir totes les dades cel·la a cel·la.
Al full de càlcul també podem fer servir copiar i enganxar, per tant podem seleccionar tot un any que ja tinguem enllestit, copiar-lo i enganxar-lo a sota. Canviem la xifra de l'any per la de l'any següent i així successivament.
No ens hem d'oblidar que estem fent una llista de forma ràpida per realitzar un exercici. Normalment les anotacions s'han de fer dia a dia i les dades es van recollint amb el temps.
Un cop tenim totes les dades de la nostra taula passem a realitzar el filtre. Aquest cop farem servir el filtre automàtic, més endavant ja veurem com funcionen els altres tipus existents.
Activem una cel·la qualsevol de la taula. Hem d'anar al menú dades i escollir la opció filtre. Dintre d'aquesta triem automàtic i això és el que succeirà...
Apareix una fletxa desplegable a la capçalera de cadascuna de les columnes de la taula.
Si no teniem activa una cel·la a dins de la taula ens apareixerà el següent missatge d'error...
Veiem ara com es fa servir el filtre. Fem clic a una de les fletxes de capçalera i triem del menú les dades que volem veure.
Després fem clic a Acceptar.
El que fa el filtre és amagar les dades que no hem seleccionat. El resultat és una nova taula més reduïda amb la qual podem treballar com si es tractés d'una taula normal. Si ens fixem bé, a la nostra esquerra, el nom de les files continua sent el d'origen. És a dir, el que estem fet és amagar les files sobrants. Aquest és el motiu pel qual era important tenir totes les dades omplertes per a cadascuna i els conceptes ordenats per columnes.
Per eliminar el filtre només hem de tornar al menú dades i tornar a seleccionar filtre automàtic. Les fletxes de la capçalera desapareixeran però hem de tenir en compte que si ho fem amb dades filtrades, aquestes es perdran.
Realitzem la mateixa taula amb Excel.
A l'hora d'emplenar les columnes comptarem amb una eina ràpida i còmoda per decidir entre emplenar sèrie o repetir el mateix valor.
ES tracta d'una icona que ens apareixerà a sota a la dreta quan estirem per emplenar. Aquesta té un desplegable que ens permet escollir entre diverses opcions.
Amb l'ajuda d'aquesta eina anem emplenant la nostra taula.
De la mateixa manera que succeeix amb Calc la combinació de cel·les o deixar-les en blanc serà perjudicial de cara al filtre i a la llista.
Comencem per la llista. Un cop tenim la nostra taula amb les dades hem d'anar al menú dades i triar la opció llista.
Ens apareixerà en pantalla el següent quadre de diàleg per tal que seleccionem el rang que formarà la nostra llista.
Ja només ens quedarà indicar que la nostra llista té capçalera...
Aquest serà el resultat que obtindrem...
Per treure la llista hem d'anar a la barra d'eines de la llista i seleccionar la opció convertir a rang.
Important!
La diferència entre una llista i un filtre és el seu objectiu. La llista està pensada per ordenar les dades que es contenen a la nostra taula. Per exemple si volem saber quines han estat les factures més elevades a la nostra taula utilitzarem una llista ja que aquesta ens oferirà la possibilitat d'ordenar les dades d'aquesta manera.
És a dir, la llista té en compte el valor de les dades que hi ha a la columna.
D'altra banda el filtre ens serveix per amagar aquelles dades que no necessitem i mostrar-nos aquelles que ens són útils per realitzar determinat exercici. Per exemple, en el nostre cas comparar le factures de la companyia del gas al mes de febrer durant els cinc anys que hem introduït.
Degut a que amb el filtre de Calc se'ns ofereix la possibilitat d'ordenar els valors, s'ha omès en aquest programa la necessitat d'afegir la opció llista.
Ara convertim la nostra llista en un filtre...
Podrem fer servir el filtre de la mateixa manera que abans hem fet amb Calc.
A la pròxima entrada parlarem dels diferents tipus de dispositius per emmagatzemar els nostres arxius. Espero que us hagi estat d'ajuda!
Una llista desplegable és aquella que presenta una fletxa que en fer-li clic ens mostra una varietat d'opcions. Aquí en tenim un exemple:
Filtre a Calc
En primer lloc hem de tenir les dades que volem fer que apareguin a la nostra llista. Per aquest motiu hem escollit realitzar una taula que comprèn els valors de 4 factures que farem veure que són mensuals (de moment no ens complicarem més) al llarg de 5 anys, ja que com més dades tinguem millor podrem apreciar la utilitat de la llista o filtre. Comencem amb la nostra taula...Ara treballarem amb el programa Calc de Libre Office. Calc no ens ofereix la opció Llista. Per tant hem de fer servir directament filtres.
Els títols de la nostra taula els situem al cap de la columna. És a dir, la capçalera la situarem a la columna no a les files. Tant a llistes com a filtres el full de càlcul necessita els títols en aquesta posició.
 |
| Aquesta és la forma correcta de realitzar la taula pel filtre. |
 |
| D'aquesta manera el filtre no identificarà correctament la capçalera. |
Com ja sabem (i si no ho sabem fem clic aquí) quan inserim un text a una cel·la després podem repetir el mateix text a d'altres cel·les estirant del quadrat negre que apareix a sota a la dreta de la cel·la activa.
Recordem, fem clic i sense deixar anar el ratolí en la direcció que volem que copiï.
Les factures que farem servir seran les següents: aigua, llum, gas i telèfon. Un cop inserides les 4 paraules en columna, seleccionem les 4 cel·les que les contenen (és a dir el rang). Estirem del quadre negre fins a completar la nostra taula. Els 4 valors de les cel·les es repetiran de forma consecutiva en la direcció en la qual estirem (en aquest cas en columna).
A la columna any, que és la primera, podem començar amb l'any 2006 per exemple. Si activem la cel·la i estirem del quadre negre com hem fet abans Calc ens farà també una sèrie. Per tant a la segona cel·la ens inserirà 2007, a la tercera 2008, etc.
En aquest moment no ens interessa, ja que tenim (4 factures per 12 mesos) 48 cel·les consecutives en columna que serveixen per a cada any. Per anular la sèrie tenim dues opcions:
- Anar al menú Edició i seleccionar la opció Emplenar i en aquest cas cap avall.
- Utilitzar la combinació de tecles Ctrl + D
En el procés d'omplir la taula podem caure a la temptació de no voler repetir 4 vegades el més o tota l'estona l'any per a cada fila. Llavors hem de tenir en compte que si deixem cel·les buides a l'hora d'aplicar un filtre i voler que ens mostri les dades d'un mes i un any en concret, no ens apareixeran totes les dades que volem. És a dir que el filtre ens mostrarà només les files que continguin la dada de l'any i/o del més escollit. Per tant totes les files han de contenir tota la informació.
El mateix succeeix si combinem cel·les. Recordem que al combinar dues o més cel·les la primera "absorbeix" a les altres. Per exemple si combinem les cel·les A1 i B1, la cel·la B1 desapareix com a tal i ara tota la cel·la s'anomena A1.
Per tant, si en comptes de deixar les cel·les de l'any buides, pensem que combinant-les solucionem el problema, ens estem equivocant. Ja que en realitat estem ometent un seguit de files en comptes de fer que continguin el mateix valor, que és el que volem.
Així doncs, hem d'inserir les dades a cada fila i ens ajudarem de la forma final d'emplenar, estirant per no haver d'inserir totes les dades cel·la a cel·la.
 |
| En aquesta taula encara hem de rectificar les cel·les que han estat combinades i omplir-les amb dades per a cada fila. |
Al full de càlcul també podem fer servir copiar i enganxar, per tant podem seleccionar tot un any que ja tinguem enllestit, copiar-lo i enganxar-lo a sota. Canviem la xifra de l'any per la de l'any següent i així successivament.
No ens hem d'oblidar que estem fent una llista de forma ràpida per realitzar un exercici. Normalment les anotacions s'han de fer dia a dia i les dades es van recollint amb el temps.
Un cop tenim totes les dades de la nostra taula passem a realitzar el filtre. Aquest cop farem servir el filtre automàtic, més endavant ja veurem com funcionen els altres tipus existents.
Activem una cel·la qualsevol de la taula. Hem d'anar al menú dades i escollir la opció filtre. Dintre d'aquesta triem automàtic i això és el que succeirà...
Apareix una fletxa desplegable a la capçalera de cadascuna de les columnes de la taula.
Si no teniem activa una cel·la a dins de la taula ens apareixerà el següent missatge d'error...
Veiem ara com es fa servir el filtre. Fem clic a una de les fletxes de capçalera i triem del menú les dades que volem veure.
Després fem clic a Acceptar.
 |
| Aquest serà el resultat de triar dos anys, el mes de gener i la companyia de telèfon. |
El que fa el filtre és amagar les dades que no hem seleccionat. El resultat és una nova taula més reduïda amb la qual podem treballar com si es tractés d'una taula normal. Si ens fixem bé, a la nostra esquerra, el nom de les files continua sent el d'origen. És a dir, el que estem fet és amagar les files sobrants. Aquest és el motiu pel qual era important tenir totes les dades omplertes per a cadascuna i els conceptes ordenats per columnes.
Per eliminar el filtre només hem de tornar al menú dades i tornar a seleccionar filtre automàtic. Les fletxes de la capçalera desapareixeran però hem de tenir en compte que si ho fem amb dades filtrades, aquestes es perdran.
Filtre i lista amb Excel 2003
Ara farem la mateixa operació amb Excel i ho farem amb Excel 2003 amb l'objectiu de demostrar que no ens cal tenir l'últim en ofimàtica per poder realitzar exercicis d'aquest tipus.Realitzem la mateixa taula amb Excel.
A l'hora d'emplenar les columnes comptarem amb una eina ràpida i còmoda per decidir entre emplenar sèrie o repetir el mateix valor.
ES tracta d'una icona que ens apareixerà a sota a la dreta quan estirem per emplenar. Aquesta té un desplegable que ens permet escollir entre diverses opcions.
Amb l'ajuda d'aquesta eina anem emplenant la nostra taula.
De la mateixa manera que succeeix amb Calc la combinació de cel·les o deixar-les en blanc serà perjudicial de cara al filtre i a la llista.
Comencem per la llista. Un cop tenim la nostra taula amb les dades hem d'anar al menú dades i triar la opció llista.
Ens apareixerà en pantalla el següent quadre de diàleg per tal que seleccionem el rang que formarà la nostra llista.
Ja només ens quedarà indicar que la nostra llista té capçalera...
Aquest serà el resultat que obtindrem...
Per treure la llista hem d'anar a la barra d'eines de la llista i seleccionar la opció convertir a rang.
La diferència entre una llista i un filtre és el seu objectiu. La llista està pensada per ordenar les dades que es contenen a la nostra taula. Per exemple si volem saber quines han estat les factures més elevades a la nostra taula utilitzarem una llista ja que aquesta ens oferirà la possibilitat d'ordenar les dades d'aquesta manera.
És a dir, la llista té en compte el valor de les dades que hi ha a la columna.
D'altra banda el filtre ens serveix per amagar aquelles dades que no necessitem i mostrar-nos aquelles que ens són útils per realitzar determinat exercici. Per exemple, en el nostre cas comparar le factures de la companyia del gas al mes de febrer durant els cinc anys que hem introduït.
Degut a que amb el filtre de Calc se'ns ofereix la possibilitat d'ordenar els valors, s'ha omès en aquest programa la necessitat d'afegir la opció llista.
Ara convertim la nostra llista en un filtre...
Podrem fer servir el filtre de la mateixa manera que abans hem fet amb Calc.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada