El full de càlcul és més que quelcom que una sofisticada calculadora. Aquests programes ens permeten treballar amb dades que no tenen perquè ser total o parcialment numèriques.
Quan tenim taules amb moltes dades ens convé utilitzar un seguit d'eines per poder treballar més cómodament amb les dades que necessitem a cada moment.
Per veure aquestes eines farem servir la següent taula on hem anat enregistrant els nostres llibres i pel·lícules.
Com que hem enregistrat els articles en el moment de la seva adquisició, les dades ja tenen un ordre cronològic. Les entrades o títols de columna que hem introduït a la primera fila són: Data (de compra), Títol, Autor (Director en cas de tractar-se d'una pel·lícula), Gènere, Subgènere, Any de publicació, Editorial (Productora), nº d'edició, Preu (d'adquisició).
Abans d'utilitzar cap altra eina hem de decidir amb quin criteri d'ordre volem veure la nostra taula. Veiem com establir l'ordre amb el programa Calc (de Libre Office). Millor és tenir com a celda activa qualsevol celda que estigui dintre de la taula que volem ordenar. Anem al menú "Dades" i seleccionem la opció "ordenar".
Encara que potser tenim les icones a la barra d'eines.
Els criteris d'ordenació que ens ofereixen els fulls de càlcul per defecte són o bé numèrics (de més alt a més baix i viceversa) o d'ordre alfabètic (normal o invers).
Aquest serà el quadre de diàleg que s'obrirà:
Normalment ens oferirà la opció d'ordenar a base a tres criteris o columnes. Per fer la primera prova només triarem un criteri, ho farem per la columna de "Gènere". Si la deixem per ordre normal, ens deixarà les pel·lícules d'Acció en primera possició. Fem Clic a [Acceptar] i comprovem...
Repetim el procediment per comprobar com canvia la nostra taula.
Finalment, establirem l'ordre seguint els següents tres criteris: Gènere, Subgènere i Autor.
Important!
En cas de no tenir cap entrada amb els títols de cada columna, el programa ens pregunta pel nom de columna que establirà l'ordre.
Si estem utilitzant Excel, per tal d'ordenar la nostra taula hem de fer clic a la pestanya "Dades" i triar la opció "ordenar" de la cinta d'opcions.
Excel ens permet afegir tants criteris d'ordenació com ens siguin necessaris.
Fins ara hem fet servir "Ordenar" per tota la nostra taula però hem de tenir present que podem utilitzar-ho també per ordenar només una columna o un rang de cel·les en columna, és a dir, que ens ordenarà allò que nosaltres seleccionem prèviament.
Fem la prova amb les següents llistes:
Seleccionem Dissabte i Divendres i els hi canvien l'ordre per tal de corregir-lo.
Seleccionem les cel·les necessàries i canviem l'ordre per tal de tenir "Mastodont" junt amb "Mamut" i "Elefant".
Provem també amb la nostra taula de llibres. Seleccionem dues o tres files i canviem el seu ordre. Si el programa ens pregunta si volem extendre la selecció a tota la taula, li diem que no.
Un cop tenim ordenada la nostra taula, és el moment de fer servir la opció agrupar. Si estem utilitzant LibreOffice trobarem aquesta opció al menú dades. A Excel 2010 només cal continuar a la pestanya dades. Aquest cop, no ens interessa que el programa ens seleccioni tota la taula, ja que no volem convertir-la tota sinó que volem dividir-la en un seguit de grups que ens facilitin el nostre posterior treball.
Com l'ordre que hem establert es basa en la columna Gènere, Subgènere i Autor. És natural que aquestes siguin les dades que volem agrupar. Veiem com a "dades" tenim la opció "agrupar i esquema". Quan veiem el resultat comprendrem perquè apareix la paraula "esquema".
Primer seleccionem les files que volem agrupar. En el nostre cas són aquelles que contenen Acció com a gènere. Per seleccionar les files he de col·locar el cursor del ratolí a sobre del número de la fila i fer clic. Sense deixar anar el botó del ratolí, arrosseguem fins allà a on acabin les files que volem seleccionar.
Un cop seleccionades les files que volem agrupar anem al menú dades i triem la opció agrupar i esquema i fem clic a agrupar.
Veurem com apareixen aquests números a sobre dels números de fila.
També veurem com al lateral tenim una línia que marca tota la selecció que hem realitzat abans i un quadradet que ens permet mostrar o amagar aquestes dades.
Repetim la operació per a tots els gèneres de la nostra taula.
Ara volem fer el mateix per agrupar els subgèneres. Fem un clic al número 2...
i seleccionem les files que corresponen al primer subgènere que apareix a la nostra taula.
Veiem com apareixen una línia similar a l'anterior i un número 3. És a dir, ara queda clar que aquests números ens indiquen a quin nivell d'esquema ens trobem.
Repetim selecció i agrupar per a tot els subgèneres de la taula que ens falten.
Ara ja només ens falta realitzar la última agrupació, per autor. Fem clic al número 3 i repetim tota la operació.
Si ens fixem bé, el que hem realitzat és un esquema d'aquest tipus...
Important!
També podem realitzar l'agrupament per columnes.
I no és incompatible amb agrupar per files...
Podem provar d'agrupar aquelles columnes que no ens són imprescindibles en aquest moment, com la primera, que conté la data d'adquisició del llibre o pel·lícula.
Un cop hem agrupat tota la nostra taula aquest serà el resultat...
A la propera entrada sobre full de càlcul veurem com treure profit als grups per treballar amb les nostres dades. A més, aprendrem a utilitzar les funcions de cerca per obtenir dades a taules grans de forma immediata.
Espero que us hagi estat útil!
Quan tenim taules amb moltes dades ens convé utilitzar un seguit d'eines per poder treballar més cómodament amb les dades que necessitem a cada moment.
Per veure aquestes eines farem servir la següent taula on hem anat enregistrant els nostres llibres i pel·lícules.
Com que hem enregistrat els articles en el moment de la seva adquisició, les dades ja tenen un ordre cronològic. Les entrades o títols de columna que hem introduït a la primera fila són: Data (de compra), Títol, Autor (Director en cas de tractar-se d'una pel·lícula), Gènere, Subgènere, Any de publicació, Editorial (Productora), nº d'edició, Preu (d'adquisició).
Abans d'utilitzar cap altra eina hem de decidir amb quin criteri d'ordre volem veure la nostra taula. Veiem com establir l'ordre amb el programa Calc (de Libre Office). Millor és tenir com a celda activa qualsevol celda que estigui dintre de la taula que volem ordenar. Anem al menú "Dades" i seleccionem la opció "ordenar".
Encara que potser tenim les icones a la barra d'eines.
Els criteris d'ordenació que ens ofereixen els fulls de càlcul per defecte són o bé numèrics (de més alt a més baix i viceversa) o d'ordre alfabètic (normal o invers).
Aquest serà el quadre de diàleg que s'obrirà:
Normalment ens oferirà la opció d'ordenar a base a tres criteris o columnes. Per fer la primera prova només triarem un criteri, ho farem per la columna de "Gènere". Si la deixem per ordre normal, ens deixarà les pel·lícules d'Acció en primera possició. Fem Clic a [Acceptar] i comprovem...
Repetim el procediment per comprobar com canvia la nostra taula.
Finalment, establirem l'ordre seguint els següents tres criteris: Gènere, Subgènere i Autor.
En cas de no tenir cap entrada amb els títols de cada columna, el programa ens pregunta pel nom de columna que establirà l'ordre.
 |
| Calc |
 |
| Excel 2010 |
Si estem utilitzant Excel, per tal d'ordenar la nostra taula hem de fer clic a la pestanya "Dades" i triar la opció "ordenar" de la cinta d'opcions.
Excel ens permet afegir tants criteris d'ordenació com ens siguin necessaris.
Fins ara hem fet servir "Ordenar" per tota la nostra taula però hem de tenir present que podem utilitzar-ho també per ordenar només una columna o un rang de cel·les en columna, és a dir, que ens ordenarà allò que nosaltres seleccionem prèviament.
Fem la prova amb les següents llistes:
Seleccionem Dissabte i Divendres i els hi canvien l'ordre per tal de corregir-lo.
Seleccionem les cel·les necessàries i canviem l'ordre per tal de tenir "Mastodont" junt amb "Mamut" i "Elefant".
Provem també amb la nostra taula de llibres. Seleccionem dues o tres files i canviem el seu ordre. Si el programa ens pregunta si volem extendre la selecció a tota la taula, li diem que no.
Un cop tenim ordenada la nostra taula, és el moment de fer servir la opció agrupar. Si estem utilitzant LibreOffice trobarem aquesta opció al menú dades. A Excel 2010 només cal continuar a la pestanya dades. Aquest cop, no ens interessa que el programa ens seleccioni tota la taula, ja que no volem convertir-la tota sinó que volem dividir-la en un seguit de grups que ens facilitin el nostre posterior treball.
Com l'ordre que hem establert es basa en la columna Gènere, Subgènere i Autor. És natural que aquestes siguin les dades que volem agrupar. Veiem com a "dades" tenim la opció "agrupar i esquema". Quan veiem el resultat comprendrem perquè apareix la paraula "esquema".
Primer seleccionem les files que volem agrupar. En el nostre cas són aquelles que contenen Acció com a gènere. Per seleccionar les files he de col·locar el cursor del ratolí a sobre del número de la fila i fer clic. Sense deixar anar el botó del ratolí, arrosseguem fins allà a on acabin les files que volem seleccionar.
Un cop seleccionades les files que volem agrupar anem al menú dades i triem la opció agrupar i esquema i fem clic a agrupar.
Veurem com apareixen aquests números a sobre dels números de fila.
També veurem com al lateral tenim una línia que marca tota la selecció que hem realitzat abans i un quadradet que ens permet mostrar o amagar aquestes dades.
Repetim la operació per a tots els gèneres de la nostra taula.
Ara volem fer el mateix per agrupar els subgèneres. Fem un clic al número 2...
i seleccionem les files que corresponen al primer subgènere que apareix a la nostra taula.
Veiem com apareixen una línia similar a l'anterior i un número 3. És a dir, ara queda clar que aquests números ens indiquen a quin nivell d'esquema ens trobem.
Repetim selecció i agrupar per a tot els subgèneres de la taula que ens falten.
Ara ja només ens falta realitzar la última agrupació, per autor. Fem clic al número 3 i repetim tota la operació.
Si ens fixem bé, el que hem realitzat és un esquema d'aquest tipus...
També podem realitzar l'agrupament per columnes.
I no és incompatible amb agrupar per files...
Podem provar d'agrupar aquelles columnes que no ens són imprescindibles en aquest moment, com la primera, que conté la data d'adquisició del llibre o pel·lícula.
Un cop hem agrupat tota la nostra taula aquest serà el resultat...
A la propera entrada sobre full de càlcul veurem com treure profit als grups per treballar amb les nostres dades. A més, aprendrem a utilitzar les funcions de cerca per obtenir dades a taules grans de forma immediata.
Espero que us hagi estat útil!
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada