En aquesta entrada realitzarem una factura amb el programa Calc del paquet d'ofimàtica OpenOffice. Hem de tenir present que la factura només és una excusa per que veiem el funcionament d'algunes utilitats del full de càlcul. És per això que apareixeran elements i càlculs que poden ser prescindibles. El Sistema Operatiu que farem servir serà Windows XP.
Elements que poden aparèixer en una factura
- Dades pròpies de la factura
- Número de factura
- data
- etc.
- Dades de la nostra empresa i del client
- Nom
- Número d'Identificació Fiscal (NIF)
- Adreça
- Descripció de l'article
- Quantitat de l'article que s'ha venut
- Preu de cada unitat
- Preu total de cada article
- IVA
- Preu total de cada article amb IVA
- Possible descompte
- Total sense IVA
- Total d'IVA
- Total descompte (s'hi n'hi ha)
- Total amb IVA
Com sempre comencem obrint el nostre programa de càlcul. Hem escollit Calc per tractar-se de programari lliure.
Com que la presentació és el que ens interessa haurem d'ajustar el text segons les nostres preferències. Per això no cal que anem de cel·la en cel·la. Si volem donar una aparença homogènia a tot el document podem seleccionar un rang sencer i aplicar-hi el format de cop a totes les cel·les que el composen.
Si no recordem com seleccionar un rang fem clic aquí.
Un cop ja hem establert l'alineació, el tipus i la mida de la lletra podem optar per donar color als rangs que contenen els elements de la factura o a tota la factura.Tot segons el nostre gust, els colors de la nostra empresa, etc. Si volem imprimir en blanc i negre escollirem colors clars, com el groc per tal que el text es vegi bé.
També podem aplicar vores a les cel·les o rangs. Malgrat que sembli que el full de text sempre es vegi amb les línies que delimiten les cel·les això no és així. Quan imprimim el nostre document ens donarem compte que les cel·les no queden impreses. És per això que si volem ressaltar algun espai del document, necessitarem aquesta eina per donar contorn inclús a les files i columnes de la nostra taula principal.
Si volem veure el full de càlcul sense la quadrícula de les cel·les només hem de fer clic al botó del menú d'eines corresponent. Això no desactiva les cel·les sinó que simplement no es mostra el seu contorn. Així ens podem fer una idea de com ens quedaran els documents un cop impresos.
Sovint quan ens guardem models o plantilles els guardem sense que es vegin les quadrícules. Així sempre controlem l'aspecte i s'evita que s'insereixin valors allà on no toca.
Com hem pogut observar fins ara a les imatges, hi ha cel·les que han estat ampliades tant horitzontal com verticalment. Veurem com ho podem fer i d'aquesta manera fer visibles els texts d'aquelles cel·les que ocupant massa espai havien quedat per sota de la cel·la adjacent.
Com sempre, hi ha diverses formes d'aconseguir el resultat desitjat. La manera més senzilla i intuïtiva es fer-ho amb el ratolí. Si el portem cap a l'inici de la columna (allà on hi ha la lletra) o de la fila (allà on hi ha el número), veurem com entre lletra i lletra el cursor canvia i adopta la forma següent:
Un cop canvia el cursor només cal fer clic amb el botó esquerre del ratolí i sense deixar-lo anar arrosseguem fins que obtenim el resultat desitjat. Tant si ampliem la columna com la fila, el text s'adapta al nou espai. En el cas de la fila veurem com el text es situa per defecte a la part de sota de la cel·la.
Una altra forma de canviar l'amplada d'una fila o una columna és mitjançant la opció columna-amplada del menú Format o la opció fila-amplada del mateix.
Ens apareixerà el quadre de diàleg corresponent on podrem determinar els canvis que considerem oportuns.
Sovint aquesta ampliació no s'adequa a les nostres necessitats. Això és degut a que per fer que un text quedi bé a una cel·la, hem de variar la mida de totes les cel·les d'una fila i una columna. Però si el que volem és escriure un text o xifra llargs i visibles a una cel·la sense afectar d'altres existeix una altra forma, la combinació de cel·les.
Per combinar diverses cel·les en una de sola primer hem de seleccionar-les i després només hem de clicar al botó combinar cel·les que trobarem a la barra d'eines.
Per exemple, a la nostra factura hem de disposar d'espai per omplir dades com la direcció del client, el número de telèfon, etc. Aquestes dades superen l'espai per defecte d'una cel·la. Però tampoc volem haver d'ampliar totes les cel·les d'una columna o fila només per això. Llavors ampliem l'espai combinant unes quantes cel·les com es mostra a la imatge següent.
Quins càlculs hem de realitzar?
Doncs en un principi necessitem fer una simple multiplicació. El preu del producte per la seva quantitat.
Hem anomenat a aquest resultat subtotal.
Com que el que ens interessa és fer una plantilla, no introduirem xifres. A la columna del subtotal el que volem és que es mostri la multiplicació de les columnes de preu i quantitat.
A sota de la columna realitzarem el sumatori. A la columna de l'IVA només cal que escribim "=" i la cel·la que conté el percentatge d'IVA que hem d'aplicar. Mentre que el total amb IVA serà la suma del subtotal i la seva multiplicació per l'IVA. El fet d'introduir el signe del percentatge "%" en Calc ja fa que el càlcul sigui el correcte.
Però compte! Si hem introduït un descompte, aquest s'ha de calcular abans d'aplicar l'IVA. Per tant la columna que ens calcula el preu + IVA de cada producte haurà de canviar-se per evitar malentesos.
Tots els càlculs es poden introduir sense haver de donar xifres concretes, aquest és el gran avantatge de realitzar càlculs amb referències a cel·les i no pas introduint a cada pas les xifres.
Per repassar com s'han d'introduir els càlculs potser que ens convingui tornar a llegir la següent entrada.
Així tindrem el nostres càlculs:
Però el full de càlcul també està pensat per tal que podem imprimir còmodament els nostres treballs. I les línies que ens indiquen els límits del full hi son. No tan visibles com en un processador de text, però hi són. Veiem-les a continuació:
El que hem fet ha estat disminuir el zoom per veure com apareixen aquestes línies més grosses formant grups de cel·les de la mateixa mida. Cadascuna d'aquestes agrupacions és un full.
Apreciem també com a la nostra factura ens hem sortit una columna de l'espai destinat pel primer full i ens ocupa el full del costat.
Podem acabar de comprovar si és cert triant la Opció vista prèvia del Menú Fitxer.
Ens apareixerà el nostre treball tal i com quedarà un cop imprès en un full.
Com que és veritat que una columna no ens surt al full però la columna A no l'hem utilitzada, tancarem la pre-visualització, seleccionarem tot el que hem fet i, fent clic al centre de la selecció, l'arrossegarem a la seva nova posició.
I tornem a fer la pre-visualització per apreciar els canvis.
Ara que ja tenim el que volem imprimir a lloc i amb l'aspecte desitjat passem a realitzar la impressió.
Menú Arxiu i Opció Imprimir. Ens apareixerà un quadre de diàleg per tal que triem amb quins criteris volem dita impressió.
A la pròxima entrada farem una factura similar fent servir el processador de text i farem un incís sobre com es pot relacionar un programa amb l'altre. I aprendrem trucs i utilitats per millorar el nostre treball.
Important!
Introduïm tots aquells conceptes que desitgem a la nostra factura. Recordem que quan una cel·la es troba activa només cal teclejar allò que volem i ens apareixerà de manera automàtica en aquesta.- Programari lliure:
- És aquell on els usuaris tenen la llibertat de copiar, distribuir, estudiar i millorar el software.
 |
| Introduïm els camps desitjats distribuint-los de la manera que ens sembli més oportuna i presentable. |
 |
| Hi ha elements dels quals podem prescindir. L'important és que la factura ha de quedar presentable pel moment en que decidim imprimir-la. |
Si no recordem com seleccionar un rang fem clic aquí.
També podem aplicar vores a les cel·les o rangs. Malgrat que sembli que el full de text sempre es vegi amb les línies que delimiten les cel·les això no és així. Quan imprimim el nostre document ens donarem compte que les cel·les no queden impreses. És per això que si volem ressaltar algun espai del document, necessitarem aquesta eina per donar contorn inclús a les files i columnes de la nostra taula principal.Si volem veure el full de càlcul sense la quadrícula de les cel·les només hem de fer clic al botó del menú d'eines corresponent. Això no desactiva les cel·les sinó que simplement no es mostra el seu contorn. Així ens podem fer una idea de com ens quedaran els documents un cop impresos.
Sovint quan ens guardem models o plantilles els guardem sense que es vegin les quadrícules. Així sempre controlem l'aspecte i s'evita que s'insereixin valors allà on no toca.
Com hem pogut observar fins ara a les imatges, hi ha cel·les que han estat ampliades tant horitzontal com verticalment. Veurem com ho podem fer i d'aquesta manera fer visibles els texts d'aquelles cel·les que ocupant massa espai havien quedat per sota de la cel·la adjacent.
Com sempre, hi ha diverses formes d'aconseguir el resultat desitjat. La manera més senzilla i intuïtiva es fer-ho amb el ratolí. Si el portem cap a l'inici de la columna (allà on hi ha la lletra) o de la fila (allà on hi ha el número), veurem com entre lletra i lletra el cursor canvia i adopta la forma següent:
Un cop canvia el cursor només cal fer clic amb el botó esquerre del ratolí i sense deixar-lo anar arrosseguem fins que obtenim el resultat desitjat. Tant si ampliem la columna com la fila, el text s'adapta al nou espai. En el cas de la fila veurem com el text es situa per defecte a la part de sota de la cel·la.
Una altra forma de canviar l'amplada d'una fila o una columna és mitjançant la opció columna-amplada del menú Format o la opció fila-amplada del mateix.Ens apareixerà el quadre de diàleg corresponent on podrem determinar els canvis que considerem oportuns.
Sovint aquesta ampliació no s'adequa a les nostres necessitats. Això és degut a que per fer que un text quedi bé a una cel·la, hem de variar la mida de totes les cel·les d'una fila i una columna. Però si el que volem és escriure un text o xifra llargs i visibles a una cel·la sense afectar d'altres existeix una altra forma, la combinació de cel·les. |
| icona de combinar cel·les |
Per exemple, a la nostra factura hem de disposar d'espai per omplir dades com la direcció del client, el número de telèfon, etc. Aquestes dades superen l'espai per defecte d'una cel·la. Però tampoc volem haver d'ampliar totes les cel·les d'una columna o fila només per això. Llavors ampliem l'espai combinant unes quantes cel·les com es mostra a la imatge següent.
Important!
El nom de la cel·la combinada serà el mateix que el de la primera cel·la del rang combinat. És a dir, si el rang que volem combinar és el (E3:H5), el nom de la cel·la combinada serà E3. Per tant les altres cel·les del rang queden anul·lades i si passem per sobre de la columna H, aquesta passarà de la cel·la H2 a H6 directament, ja que el que hi ha al mig és E3.
Si combinem cel·les que tenen text o nombres, el programa ens demanarà si volem traslladar les dades que tenen a l'interior.
Veiem un exemple:
Ara combinarem les cel·les de cada línia i ens apareixerà el següent:
Hem acceptat el canvi a la primera línia i hem seleccionat que no a la segona línia i el resultat ha estat el següent:
Això ens ajuda a aclarir com funciona la combinació de cel·les. El que ha fet el programa quan hem acceptat que traslladi els texts ha sigut portar-los a la primera cel·la ja que, com hem dit abans, la resta de cel·les de la combinació seran suprimides. És per això que quan hem seleccionat que no les traslladés, només ens ha quedat el text que hi havia a la primera cel·la.
La combinació de cel·les és per tant una mena d'ampliació de la primera cel·la del rang seleccionat per la combinació.
El nom de la cel·la combinada serà el mateix que el de la primera cel·la del rang combinat. És a dir, si el rang que volem combinar és el (E3:H5), el nom de la cel·la combinada serà E3. Per tant les altres cel·les del rang queden anul·lades i si passem per sobre de la columna H, aquesta passarà de la cel·la H2 a H6 directament, ja que el que hi ha al mig és E3.
Si combinem cel·les que tenen text o nombres, el programa ens demanarà si volem traslladar les dades que tenen a l'interior.
Veiem un exemple:
Ara combinarem les cel·les de cada línia i ens apareixerà el següent:
Hem acceptat el canvi a la primera línia i hem seleccionat que no a la segona línia i el resultat ha estat el següent:
Això ens ajuda a aclarir com funciona la combinació de cel·les. El que ha fet el programa quan hem acceptat que traslladi els texts ha sigut portar-los a la primera cel·la ja que, com hem dit abans, la resta de cel·les de la combinació seran suprimides. És per això que quan hem seleccionat que no les traslladés, només ens ha quedat el text que hi havia a la primera cel·la.
La combinació de cel·les és per tant una mena d'ampliació de la primera cel·la del rang seleccionat per la combinació.
Els càlculs propis d'una factura
Passarem ara a veure com podem introduir els càlculs. El nostre objectiu és realitzar una factura que ens serveixi com aplantilla per a realitzar totes aquelles que ens vagin sorgint. És per això que veurem com introduir les operacions necessàries sense haver d'inserir cap xifra. Així, en quant inserim xifres ens apareixeran els resultats al seu lloc i si les hem de canviar per unes altres els resultats canviaran immediatament adaptant-se a les noves dades.Quins càlculs hem de realitzar?
Doncs en un principi necessitem fer una simple multiplicació. El preu del producte per la seva quantitat.
Hem anomenat a aquest resultat subtotal.
Com que el que ens interessa és fer una plantilla, no introduirem xifres. A la columna del subtotal el que volem és que es mostri la multiplicació de les columnes de preu i quantitat.
A sota de la columna realitzarem el sumatori. A la columna de l'IVA només cal que escribim "=" i la cel·la que conté el percentatge d'IVA que hem d'aplicar. Mentre que el total amb IVA serà la suma del subtotal i la seva multiplicació per l'IVA. El fet d'introduir el signe del percentatge "%" en Calc ja fa que el càlcul sigui el correcte.
Preu subtotal;+ (preu subtotal *IVA)=Preu total (amb IVA) que en una fórmula de full de càlcul ens apareixeria amb el següent aspecte: =C3+(D3*C3).
Però compte! Si hem introduït un descompte, aquest s'ha de calcular abans d'aplicar l'IVA. Per tant la columna que ens calcula el preu + IVA de cada producte haurà de canviar-se per evitar malentesos.
Tots els càlculs es poden introduir sense haver de donar xifres concretes, aquest és el gran avantatge de realitzar càlculs amb referències a cel·les i no pas introduint a cada pas les xifres.
Per repassar com s'han d'introduir els càlculs potser que ens convingui tornar a llegir la següent entrada.
Així tindrem el nostres càlculs:
Quin aspecte tindrà si imprimim?
L'aspecte que presenta un full de càlcul sovint ens fa oblidar-nos de la impressió. Sobretot quan estem acostumats a tractar només amb processadors de text com Word o Writer, ja que aquests ens solen oferir un aspecte més proper a un full de paper.Però el full de càlcul també està pensat per tal que podem imprimir còmodament els nostres treballs. I les línies que ens indiquen els límits del full hi son. No tan visibles com en un processador de text, però hi són. Veiem-les a continuació:
El que hem fet ha estat disminuir el zoom per veure com apareixen aquestes línies més grosses formant grups de cel·les de la mateixa mida. Cadascuna d'aquestes agrupacions és un full.
Apreciem també com a la nostra factura ens hem sortit una columna de l'espai destinat pel primer full i ens ocupa el full del costat.
Podem acabar de comprovar si és cert triant la Opció vista prèvia del Menú Fitxer.
Ens apareixerà el nostre treball tal i com quedarà un cop imprès en un full.
Com que és veritat que una columna no ens surt al full però la columna A no l'hem utilitzada, tancarem la pre-visualització, seleccionarem tot el que hem fet i, fent clic al centre de la selecció, l'arrossegarem a la seva nova posició.
I tornem a fer la pre-visualització per apreciar els canvis.
Ara que ja tenim el que volem imprimir a lloc i amb l'aspecte desitjat passem a realitzar la impressió.Menú Arxiu i Opció Imprimir. Ens apareixerà un quadre de diàleg per tal que triem amb quins criteris volem dita impressió.
A la pròxima entrada farem una factura similar fent servir el processador de text i farem un incís sobre com es pot relacionar un programa amb l'altre. I aprendrem trucs i utilitats per millorar el nostre treball.
